Jakie formalności trzeba spełnić, zatrudniając pracownika?

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, nie myśli się o zatrudnianiu pracownika. Każdy przedsiębiorca skupia się w pierwszej kolejności na maksymalizowaniu zysków i ograniczaniu kosztów. Dodatkowy pracownik jest niewątpliwie dużym obciążeniem dla początkującego właściciela firmy. Jednak, gdy firma się rozwija, to zaczyna brakować dodatkowych rąk do pracy i przedsiębiorca zostaje zmuszony do zatrudnienia kogoś do pomocy. Dając komuś pracę, trzeba pamiętać o dopełnieniu niezbędnych formalności. O czym w takim razie trzeba pamiętać, zatrudniając pracownika?

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika

Najważniejszą rzeczą, o jakiej trzeba pamiętać, to napisanie jasnej i przejrzystej umowy, która będzie określała, jakie są obowiązki pracownika i jaka jest wysokość wynagrodzenia. Po podpisaniu umowy pracodawca ma maksymalnie 7 dni na poinformowanie zatrudnionego o:

• warunkach BHP obowiązujących na zajmowanym stanowisku,
• czasie pracy w ciągu dnia i w ciągu tygodnia,
• godzinie rozpoczęcia pracy,
• sposobie ewidencjonowania obecności w pracy,
• sposobie wypłacania wynagrodzenia,
• ilości należnego urlopu wypoczynkowego,
• sposobie wypowiedzenia umowy o pracę.

Obowiązkowe szkolenie BHP na koszt pracodawcy

Szkolenie pracownika z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy na zajmowanym stanowisku jest obowiązkowe. Kurs BHP odbywa się w czasie pracy, a jego koszty ponosi pracodawca. Szkolenie musi być powtarzane co 5 lat w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych i co 3 lata dla osób pracujących fizycznie. W przypadku podpisywania kolejnej umowy, na tym samym stanowisku, nie trzeba przechodzić ponownie kursu, o ile nie minął określony czas od ostatniego szkolenia.

Formalności do spełnienia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Po podpisaniu umowy, pracodawca ma 7 dni, aby dopełnić formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenie zatrudnienia pracownika należy zawrzeć na specjalnym druku ZUS ZUA. Niezbędne informacje o zgłaszaniu pracownika do ZUS można znaleźć w „Ustawie o Systemie Ubezpieczeń Społecznych. Ubezpieczony pracownik ma prawo zgłosić do ubezpieczenia członków swojej najbliższej rodziny. Może to być niepracująca żona i dzieci. W przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia dodatkowych osób właściciel firmy musi przekazać do ZUS informację na druku ZUS ZCNA. Pracodawca musi pamiętać, aby do 15 dnia każdego miesiąca przekazać do ZUS składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne za wszystkich zatrudnionych pracowników.

Na jakich drukach przekazywać pozostałe informacje do ZUS?

• Na drukach ZUS DRA wykonuje się comiesięczne opłaty związane ze składkami i świadczeniami za wszystkie osoby zatrudnione w firmie.
• Na drukach ZUS RCA składa się imienne raporty o składkach i wypłaconych świadczeniach.
• Druki ZUS RZA stosuje się w przypadku, gdy przedsiębiorca rozlicza za pracownika tylko składkę zdrowotną.
• Druki ZUS RSA stosuje się dodatkowo podczas składania raportów o dodatkowo wypłaconych świadczeniach.
• Niezbędne formalności do spełnienia w Urzędzie Skarbowym

Przedsiębiorca oprócz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne musi także rozliczyć zaliczki na podatek dochodowy. Oczywiście wysokość tych składek jest uzależniona od dochodów pracownika. Pracodawca powinien pamiętać także, że zaliczki na podatek dochodowy opłaca się również w przypadku zatrudniania na umowę o dzieło. Daninę do US należy rozliczyć do 20 dnia każdego miesiąca. Dodatkowo trzeba pamiętać, aby raz w roku do 31 stycznia złożyć PIT-4R, a do końca lutego rozliczyć PIT-11 za każdego pracownika.